Stručne povedané, **nedostatočné preverenie odbornej histórie a kvalifikácie** uchádzača o zamestnanie môže organizáciu vyjsť draho. Možno aj preto, že nový kolega, ktorý si "tak trochu vylepšil životopis", sa čoskoro rozlúči a začne sa ďalšie **nákladné kolo výberu**. Ešte horšie je, ak sa medzi nich vkradne niekto s nekalými úmyslami. Niekto, kto chce organizáciu **okradnúť, zneužiť jej zdroje, údaje, informácie, spôsobiť škodu**.

**Systematický a primeraný proces** preverovania kandidátov je dôležitý na ochranu majetku organizácie vrátane nehmotného majetku, na splnenie rôznych regulačných povinností, na zabezpečenie náležitej starostlivosti zo strany manažmentu alebo na **získanie či udržanie rôznych certifikátov ISO**.

### Aké sú obmedzenia background checku?

Všetko má svoje hranice. Dokonca aj background check.

Tak **previerka uchádzačov o zamestnanie**, ako aj **previerka a monitorovanie existujúcich zamestnancov** zo svojej podstaty zahŕňajú rozsiahle spracovanie osobných údajov a zásah do súkromia. Naše mantinely sú preto vymedzené predovšetkým všeobecným **nariadením o ochrane údajov (GDPR) a Zákonníkom práce**.

Znamená to, že background check sa vlastne nemôže vykonávať?
Rozhodne nie!

Kontrola nových a súčasných spolupracovníkov, ich pracovnej histórie a ďalších skutočností je **zcela legitímna**. A je to legálne. Dôležité je **znášať svoje povinnosti, práva** uchádzačov a zamestnancov a celý proces od začiatku nastaviť **v súlade s predpismi a úplne transparentne**. 

### Čo ak to s preverovaním uchádzačov preženieme?

O chvíľu si prejdeme hlavné požiadavky GDPR a Zákonníka práce. Najskôr si však odpovedzme na otázku: Aké riziká hrozia organizácii, ak overovanie uchádzačov o zamestnanie vykonáva **neinformovane, nesprávne, neinformuje uchádzačov alebo používa nezákonne získané údaje**?

V tomto prípade existuje niekoľko rizík:

- **Penalizácia**

Za **porušenie GDPR** hrozí v extrémnych prípadoch, ako je napríklad masívne nezákonné sledovanie zamestnancov, pokuta až do výšky **20 miliónov eur alebo 4 % ročného obratu skupiny spoločností**. 

Je táto hrozba len teoretická? To by som nepovedal. Neďaleko od nás, v Nemecku, dostala spoločnosť H&M pokutu 35,3 milióna EUR od miestneho úradu na ochranu údajov za **nedostatočné monitorovanie a kontrolu, niektorí by povedali dokonca špehovanie, svojich zamestnancov**. Samozrejme, u nás by pokuta bola pravdepodobne rádovo nižšia. Ale aj niekoľko miliónov eur by mohlo byť **dosť vysokou cenou za túžbu vedieť o uchádzačoch a zamestnancoch viac, ako je skutočne potrebné**.

- **Spätná zmena vnútorných procesov**

Dôsledkom zisteného porušenia pravidiel nemusí byť len pokuta. Organizácia môže byť tiež **povinná zmeniť alebo zastaviť svoj proces**. A zničiť nezákonne spracované **informácie**. Český úrad na ochranu osobných údajov tak už niekoľkokrát urobil. 

- **Nevyužiteľnosť nezákonne získaných výstupov**

Skutočnosti získané o uchádzačoch o zamestnanie **nezákonným spôsobom** sú v praxi nepoužiteľné. A odmietnutie uchádzača alebo prepustenie existujúceho zamestnanca na ich základe môže byť **veľmi nákladné**. Okrem pokuty môže takýto zamestnávateľ **čeliť žalobe o neplatnosť výpovede alebo žalobe o náhradu nemajetkovej ujmy**.

- **Poškodenie dobrého mena zamestnávateľa**

Napriek turbulentnej hospodárskej a politickej situácii v Českej republike je zamestnancov stále pomerne málo. Najmä v niektorých odvetviach. "Vylepšovanie" si povesti zamestnávateľa tým, že budete špehovať **uchádzačov o zamestnanie alebo existujúcich zamestnancov** a zisťovať o nich všeličo, a ešte za to dostanete pokutu, **vašu pozíciu na trhu práce** naozaj nezlepší.

### Background check a GDPR

Ako to urobiť?

Ako zabezpečiť, aby sa previerky uchádzačov o zamestnanie alebo zamestnancov vykonávali **v súlade s GDPR**?

Nariadenie **GDPR je rozsiahle, preto si zdôrazníme to najdôležitejšie**:

- **Stanovte a jasne opíšte** účel spracúvania osobných údajov uchádzačov.

- Nájdite **dostatočný právny titul na spracúvanie údajov** v rámci previerky. Niekedy stačí **oprávnený záujem zamestnávateľa**, v iných prípadoch (rozsiahlejšie previerky, určité zdroje informácií alebo kategórie údajov) sa už vyžaduje **súhlas dotknutého uchádzača**. A to súhlas informovaný, slobodný, vedomý a predovšetkým spätne overiteľný.

- **určiť rozsah**, spôsob a dobu uchovávania získaných osobných údajov. V prípade týchto pravidiel GDPR rado pracuje s **neurčitým pojmom "nevyhnutnosť "**. Osobné údaje sa musia zhromažďovať len v **rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie stanoveného účelu**, uchovávať len po nevyhnutnú dobu atď. Nemusí byť vždy jednoduché definovať a **odôvodniť, prečo** je daný údaj skutočne potrebný na overenie uchádzača o konkrétne pracovné miesto.

- Uchádzačov o zamestnanie a zamestnancov **dôkazne** informujte o spracúvaní ich osobných údajov. 

- Prijmite **primerané bezpečnostné opatrenia**, technické aj organizačné, aby ste zabezpečili, že sa získané informácie nedostanú do nepovolaných rúk. Či už mimo organizácie alebo v rámci nej. 

- Najmä v prípade rozsiahlejšieho preverovania alebo monitorovania osôb (viacero osôb, väčšie objemy údajov, pokročilé nástroje na nábor a hodnotenie uchádzačov a zamestnancov) sa od organizácie môže vyžadovať, aby **určila úradníka pre ochranu údajov**.

- Celý proces spracúvania osobných údajov a zabezpečenia práv dotknutých osôb musí byť **dokumentovaný**, aby organizácia mohla preukázať **splnenie požiadaviek GDPR**.

### Overovanie uchádzačov o zamestnanie z hľadiska Zákonníka práce

GDPR nie je jediným predpisom, ktorý upravuje ochranu osobných údajov na pracovisku v pracovnoprávnych vzťahoch. Druhým, rovnako dôležitým, je **pracovné právo**. Zákonník práce totiž upravuje niektoré špecifické aspekty alebo podrobnosti, ktoré nie sú vo všeobecnom nariadení, teda v GDPR. A ako osobitný právny predpis má v týchto častiach dokonca **prednosť pred GDPR**.

Mimochodom, vedeli ste, že kontrolu **ochrany súkromia** na pracovisku nevykonáva Úrad na ochranu osobných údajov (ÚOOÚ), ale **inšpektoráty práce**? Je ich oveľa viac, majú miestne pobočky a väčšie kapacity. Kým ÚOOÚ vykonáva ročne celkovo 50 kontrol (úrady, nemocnice, banky, e-shopy, obce, školy), inšpektorát práce len **v minulom roku zistil 26 porušení právnych predpisov pri monitorovaní zamestnancov a uchádzačov o zamestnanie**? A za takéto porušenia môže okamžite udeliť aj pokutu.

### Čo hovorí Zákonník práce o ochrane súkromia zamestnancov?

V prvom rade **vymedzuje kategórie údajov**, ktoré zamestnávateľ **nemôže** požadovať od uchádzačov o zamestnanie alebo zamestnancov. Ani ich získavať prostredníctvom tretích strán. Typicky sem patria informácie o **sexuálnej orientácii, členstve v cirkvi, odboroch alebo politickom presvedčení**.

Niektoré ďalšie kategórie údajov môže zamestnávateľ použiť, ale **len ak vie zdôvodniť** ich nevyhnutnosť v súvislosti s konkrétnym pracovným miestom. Ide napríklad o informácie týkajúce sa rodinných a finančných pomerov alebo záznamov v registri trestov.

Zákonník práce tiež chráni zamestnancov pred **neprimeraným sledovaním počas pracovného pomeru**, kamerami, monitorovaním komunikácie, činnosti na internete, používania pracovných pomôcok atď. Ak chce zamestnávateľ zaviesť niektorý z týchto postupov, musí byť opäť **schopný zdôvodniť a zdokumentovať**, prečo je to v jeho podmienkach a na jeho konkrétnej prevádzke alebo pracovisku potrebné. A musí **priamo a preukázateľne** informovať príslušných zamestnancov.

### Preverenie minulosti rýchlo, efektívne... a legálne!

Nechýbajú právne požiadavky a **požiadavky na preverenie minulosti**. Ich dodržiavanie a dokumentovanie v praxi nemusí byť úplne jednoduché. Platí to najmä vtedy, keď to nie je každodenný chlieb pre **interné oddelenie ľudských zdrojov alebo oddelenie dodržiavania predpisov**, nemajú s preverovaním kandidátov také skúsenosti a nemajú dostatočné zdroje.

Čo robiť?

Skúste tieto starosti spolu s celým preverovaním zadať **externému dodávateľovi**. Využite služby profesionála, ktorý sa špecializuje na overovanie uchádzačov o zamestnanie, robí to už dlho a **vie sa efektívne vysporiadať s požiadavkami zákona**. A dokážu tiež **dokázať** a ručiť za **splnenie zákonných požiadaviek** zo strany svojho klienta.















GDPR_compliant_background_screening.png

Preverte kandidátov. V súlade so zákonom!

Detail článku

Article Detail

Artikeldetail

Detail balíčka

Detail kontroly

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Neque porro quisquam est, qui dolorem ipsum quia dolor sit amet, consectetur, adipisci velit.

Preverte kandidátov. V súlade so zákonom!

Ďalšie články

Všetko sa začína a končí u zamestnancov

Dva z troch podvodov spôsobujú spoločnosti jej zamestnanci

Nedôsledné preverovanie uchádzačov o zamestnanie stojí spoločnosti veľa peňazí

Potrebujete pomoc s rozbehom?