V kostce řečeno, **nedostatečné prověření profesní historie a kvalifikace** uchazeče o zaměstnání může organizaci přijít draho. Třeba proto, že se s novým kolegou, který si „tak trochu vylepšil životopis“, brzy rozloučí a rozjede další **nákladné kolo výběrového řízení**. Ještě horší varianta je, že přímo dovnitř proklouzne někdo s nekalými úmysly. Někdo, kdo chce organizaci **okrást, zneužít její zdroje, data, informace, způsobit škodu**.

**Systematický a přiměřený proces** pro ověření uchazečů je důležitý pro ochranu majetku organizace, včetně toho nehmotného, pro plnění řady regulatorních povinností, zajištění péče řádného hospodáře ze strany vedení, nebo k **získání či udržení různých ISO certifikací**.

### Jaké hranice má background check?

Vše má své hranice. I background check.

**Ověřování uchazečů** o zaměstnání i **kontrola a monitoring stávajících zaměstnanců** z podstaty věci zahrnuje rozsáhlé zpracování osobních údajů a zásah do soukromí. Mantinely nám proto určuje především obecné **nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákoník práce**.

Znamená to snad, že background check se vlastně nedá dělat?
To rozhodně ne!

Kontrolovat nové i současné spolupracovníky, jejich pracovní minulost a další skutečnosti je **zcela legitimní**. A je možné to dělat i legálně. Důležité je **být si vědom svých povinností, práv** uchazečů i zaměstnanců a celý proces od počátku nastavit **v souladu s regulací a zcela transparentně**. 

### Co když to s ověřováním uchazečů přeženeme?

Hlavní požadavky GDPR i zákoníku práce si za chvíli projdeme. Nejdříve si ale odpovězme na otázku, co organizaci hrozí, když ověření uchazečů o zaměstnání dělá **živelně, nesprávně, uchazeče o něm neinformuje nebo využívá nelegálně získaná data**?

Rizik je v takovém případě hned několik:

- **Pokuta**

Za **porušení GDPR** hrozí v extrémním případě, např. masivního protiprávního sledování zaměstnanců, pokuta až do výše **20 milionů euro nebo 4 % z ročního obratu skupiny podniků**. 

Že je tato hrozba jen teoretická? Neřekl bych. Kousek od nás, v Německu, dostala společnost H&M právě za **nepřiměřený monitoring a kontrolu, někdo by řekl až šmírování, zaměstnanců** od místního úřadu pro ochranu dat **pokutu 35,3 milionů euro**. Jistě, u nás by pokuta zřejmě byla řádově nižší. Ale i několik málo milionů euro mohla být docela **vysoká cena za touhu vědět o uchazečích a zaměstnancích víc, než je skutečně nutné**.

- **Zpětná změna interních procesů**

Důsledkem zjištěného porušení pravidel nemusí být jenom pokuta. Organizaci **může být spolu s ní uložena i povinnost svůj proces změnit či zastavit**. A protiprávně zpracovávané **informace zlikvidovat**. To už několikrát udělal i český Úřad pro ochranu osobních údajů. 

- **Nepoužitelnost protiprávně získaných výstupů**

Skutečnosti zjištěné o uchazečích o zaměstnání **protiprávně** jsou v praxi nepoužitelné. A odmítnout na jejich základě uchazeče nebo propustit stávajícího zaměstnance se může **velmi prodražit**. Kromě pokuty by totiž takový zaměstnavatel mohl **čelit žalobě na neplatnost výpovědi či žalobě na náhradu nemajetkové újmy**.

- **Poškozená reputace zaměstnavatele**

I přes turbulentní ekonomickou a politickou situaci je v České republice zaměstnanců stále spíše nedostatek. Zejména v některých odvětvích. „Vylepšit“ si jako zaměstnavatel pověst tím, že **uchazeče o zaměstnání nebo stávající zaměstnance šmírujete** a zjišťujete o nich možné i nemožné, a ještě jste za to dostali pokutu, vaši **pozici na pracovním trhu opravdu nevylepší**.

### Background check a GDPR

Jak na to?

Jak zajistit, aby ověření uchazečů o zaměstnání či zaměstnanců probíhalo **v souladu s GDPR**?

**GDPR je obsáhlý předpis, proto zdůrazněme to nejdůležitější**:

- **Stanovit a jasně popsat** účel zpracování osobních údajů uchazečů.

- Najít **dostatečný právní titul pro zpracování dat** v rámci background checku. Někdy postačí **oprávněný zájem zaměstnavatele**, v jiných případech (rozsáhlejší prověření, některé zdroje informací či kategorie dat) už je nutný **souhlas dotčeného uchazeče**. A souhlas informovaný, svobodný, vědomý, a hlavně zpětně doložitelný.

- **Stanovit rozsah**, způsob a dobu uchování získaných osobních údajů. U těchto pravidel GDPR rádo operuje s **neurčitým pojmem „nezbytnost“**. Osobní údaje musí být shromažďovány pouze **v rozsahu nezbytném pro dosažení stanoveného účelu**, uchovávány jen po nezbytnou dobu atd. Definovat a **odůvodnit, proč** je ten který údaj pro ověření uchazeče na určitou pracovní pozici skutečně nezbytný, nemusí být vždy snadné.

- Uchazeče o zaměstnání a zaměstnance o zpracování jejich osobních údajů **prokazatelně informovat**. 

- Přijmout **dostatečná bezpečnostní opatření**, technická i organizační, aby se získané informace nedostaly do nepovolaných rukou. Ať už vně organizace, nebo i uvnitř. 

- Zejména v případě rozsáhlejšího prověřování či monitorování osob (více osob, větší rozsah dat, pokročilé nástroje pro získávání a hodnocení uchazečů a zaměstnanců) může být organizace povinna **jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů**.

- Celý proces pro zpracování osobních údajů a zajištění práv dotčených osob je **potřeba dokumentovat**, aby organizace byla schopna svůj **soulad s požadavky GDPR doložit**.

### Ověřování uchazečů o zaměstnání z pohledu zákoníku práce

GDPR není jediným předpisem, který upravuje ochranu soukromí na pracovišti v pracovněprávních vztazích. Tím druhým, neméně důležitým, je **zákoník práce**. Zákoník práce totiž upravuje některé specifické aspekty nebo detaily, které v obecném předpisu, GDPR, nejsou. A jako zvláštní právní předpis má v těchto částech **před GDPR dokonce přednost**.

Mimochodem, věděli jste, že kontrolu nad **ochranou soukromí** na pracovišti neprovádí Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), ale **inspektoráty práce**? Těch je o poznání více, mají místní pobočky a větší kapacitu. Zatímco ÚOOÚ za rok provede dohromady 50 kontrol (úřady, nemocnice, banky, e-shopy, obce, školy), inspekce práce jen **v loňském roce zjistila 26 porušení právních pravidel pro monitoring zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání**? A za takovéto porušení také hned může udělit pokutu.

### Co zákoník práce k ochraně soukromí zaměstnanců říká?

Na prvém místě **vymezuje kategorie údajů**, které zaměstnavatel **nesmí** po uchazečích o zaměstnání nebo zaměstnancích vyžadovat. Ani získávat prostřednictvím třetích osob. Jedná se typicky o údaje o **sexuální orientaci, členství v církvi, v odborech či politickém přesvědčení**.

Některé další kategorie údajů zaměstnavatel využívat může, ale **jen pokud je schopen odůvodnit** jejich nezbytnost ve vztahu ke konkrétnímu pracovnímu místu. Například informace týkající se rodinných a majetkových poměrů nebo trestně právní bezúhonnost.

Zákoník práce zaměstnance chrání i před **nepřiměřeným sledováním během pracovního vztahu**, kamerami, sledováním komunikace, činnosti na internetu, využívání pracovních prostředků atd. Pokud chce zaměstnavatel některý z těchto postupů zavést, opět musí být **schopen zdůvodnit a doložit**, proč je to v jeho podmínkách a v konkrétním provozu nebo na vymezeném pracovišti nezbytné. A dotčené zaměstnance o tom **musí přímo a prokazatelně informovat**.

### Background check rychle, efektivně… a legálně!

Právních požadavků a **podmínek pro background check není málo**. Jejich dodržení a dokumentování v praxi nemusí být zcela snadné. To platí zejména v případě, když to pro **interní HR nebo compliance** není denním chlebem, s ověřováním uchazečů nemají tolik zkušeností a nedisponují dostatečnými zdroji.

Co s tím?

Zkusit tyto starosti **outsourcovat spolu s celým background checkem**. Využít služeb profesionála, který se na ověření uchazečů o zaměstnání specializuje, věnujeme se mu dlouhodobě a** umí se efektivně vyrovnat s požadavky práva**. A umí to také **doložit** a svému klientovi se za **splnění právních požadavků zaručit**. 


GDPR_compliant_background_screening.png

Ověřujte kandidáty. V souladu se zákony!

Detail článku

Article Detail

Artikeldetail

Detail balíčku

Detail kontroly

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Neque porro quisquam est, qui dolorem ipsum quia dolor sit amet, consectetur, adipisci velit.

Ověřujte kandidáty. V souladu se zákony!

Další články

Zaměstnanci vše začíná i končí

Dva ze tří podvodů způsobí firmě její zaměstnanci

Nedůsledné prověřování uchazečů o práci přijde firmy draho

Potřebujete pomoc s rozjezdem?